Önkéntes Központ Alapítvány
ADATVÉDELMI ÉS ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓ
I. BEVEZETÉS
A jelen adatvédelmi és adatkezelési tájékoztató (a továbbiakban:”Tájékoztató”) az Önkéntes Központ Alapítvány (székhely: 1137 Budapest, Katona József u. 39., bírósági nyilvántartási szám: 01-01-0008675, adószám: 18108251-1-41, a továbbiakban „Alapítvány” és „Adatkezelő”) által kezelt személyes adatokra vonatkozik, az azokkal kapcsolatos jogokat és kötelezettségeket, illetve egyéb lényeges rendelkezéseket tartalmazza.
Az Alapítvány elkötelezett a vele kapcsolatban álló személyek, munkavállalók, partnerek, önkéntesek személyes adatainak védelme iránt. Megtesz minden olyan jogi, biztonsági, technikai és szervezési intézkedést, amely az adatok biztonságát garantálja, és ezeket az intézkedéseket időről időre felülvizsgálja.
Ezen Tájékoztató azt a célt szolgálja, hogy közérthető formában tájékoztassuk arról, hogy az Alapítvány milyen adatokat, milyen céllal és hogyan kezel, valamint arról, hogy személyes adataival mi módon rendelkezhet, illetve adott körülmények között milyen jogorvoslattal élhet.
Hatálybalépés: 2018. május 25.
Az Alapítvány adatkezelési alapelvei összhangban vannak az adatvédelemmel kapcsolatos hatályos jogszabályokkal és rendeletekkel:
- Magyarország Alaptörvénye, VI. cikk;
- 2011. évi CXII. törvény az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról (Infotv.)
- Az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról (GDPR)
II. ÉRTELMEZŐ RENDELKEZÉSEK – FOGALOMTÁR
Adatkezelő: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki, vagy amely önállóan vagy másokkal együtt az adat kezelésének célját meghatározza, az adatkezelésre (beleértve a felhasznált eszközt) vonatkozó döntéseket meghozza és végrehajtja, vagy az adatfeldolgozóval végrehajtatja.
Adatkezelés: az alkalmazott eljárástól függetlenül az adaton végzett bármely művelet vagy a műveletek összessége, így különösen gyűjtése, felvétele, rögzítése, rendszerezése, tárolása, megváltoztatása, felhasználása, lekérdezése, továbbítása, nyilvánosságra hozatala, összehangolása vagy összekapcsolása, zárolása, törlése és megsemmisítése, valamint az adat további felhasználásának megakadályozása, fénykép-, hang- vagy képfelvétel készítése, valamint a személy azonosítására alkalmas fizikai jellemzők (pl. ujj- vagy tenyérnyomat, DNS-minta, íriszkép) rögzítése.
Személyes adat: az érintettel kapcsolatba hozható adat – különösen az érintett neve, azonosító jele, valamint egy vagy több fizikai, fiziológiai, mentális, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára jellemző ismeret -, valamint az adatból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés.
Különleges adat:
- a) a faji eredetre, a nemzetiséghez tartozásra, a politikai véleményre vagy pártállásra, a vallásos vagy más világnézeti meggyőződésre, az érdekképviseleti szervezeti tagságra, a szexuális életre vonatkozó személyes adat,
- b) az egészségi állapotra, a kóros szenvedélyre vonatkozó személyes adat, valamint a bűnügyi személyes adat.
Az Önkéntes Központ Alapítvány által nyilvántartott különleges adat: az Idősek Barátai Program keretében segített idősek esetében, a GDPR 9. cikk (2) a) (az érintett kifejezett hozzájárulását adta az említett személyesadatok egy vagy több konkrét célból történő kezeléséhez) alapján az idős önkéntes hozzájárulásával nyilván tart az egészségi állapotra vonatkozó adatokat. Ezen adatok kezelése az érintett természetes személy létfontosságú érdekeinek védelme miatt szükséges (GDPR 6. cikk (1) d).
Hozzájárulás: az érintett akaratának önkéntes és határozott kinyilvánítása, amely megfelelő tájékoztatáson alapul, és amellyel félreérthetetlen beleegyezését adja a rá vonatkozó személyes adat- teljes körű vagy egyes műveletekre kiterjedő – kezeléséhez.
Adatfeldolgozás: az adatkezelési műveletekhez kapcsolódó technikai feladatok elvégzése, függetlenül a műveletek végrehajtásához alkalmazott módszertől és eszköztől, valamint az alkalmazás helyétől, feltéve hogy a technikai feladatot az adaton végzik.
Adatfeldolgozó: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely szerződés alapján – beleértve a jogszabály rendelkezése alapján kötött szerződést is – adatok feldolgozását végzi.
Érintett: bármely meghatározott, személyes adat alapján azonosított vagy – közvetlenül vagy közvetve – azonosítható természetes személy.
III. AZ ADATKEZELÉS ALAPELVEI
JOGSZERŰSÉG, TISZTESSÉGES ELJÁRÁS ÉS ÁTLÁTHATÓSÁG | Az Alapítvány az adatok felvételénél és kezelésénél tisztességesen és törvényesen, továbbá az adatkezelés minden szakaszában az adatkezelés céljának megfelelően jár el. |
CÉLHOZ KÖTÖTTSÉG | Személyes adatot kizárólag meghatározott célból, jog gyakorlása és kötelezettség teljesítése érdekében kezel. |
ADATTAKARÉKOSSÁG | Csak olyan személyes adatot kezel és csak annyi ideig, amely az adatkezelés céljának megvalósulásához elengedhetetlen, és a cél elérésére alkalmas. |
PONTOSSÁG | Az adatkezelés során törekszik biztosítani az adatok pontosságát, teljességét és – ha az adatkezelés céljára tekintettel szükséges – naprakészségét. |
KORLÁTOZOTT TÁROLHATÓSÁG | A személyes adatot csak a cél megvalósulásához szükséges mértékben és ideig kezel, utána biztosítja, hogy az érintettet ne lehessen azonosítani. |
INTEGRITÁS ÉS BIZALMAS JELLEGE | Műszaki, szervezési és szervezeti intézkedésekkel gondoskodik az adatkezelés biztonságának védelméről, amely az adatkezeléssel kapcsolatban jelentkező kockázatoknak megfelelő védelmi szintet nyújt. |
IV. ADATKEZELÉS
Az Alapítvány személyes adatokat kizárólag akkor kezel, ha ahhoz az érintett önkéntes hozzájárulását adta (hozzájárulásos adatkezelés), hogy az adott célra az adatát felhasználja. Bizonyos esetekben azonban a megadott adatok egy körének kezelését, tárolását, továbbítását jogszabályok teszik kötelezővé (jogi kötelezettségen alapuló adatkezelés), vagy egy szerződés teljesítése érdekében szükséges . Az Alapítvány csak olyan személyes adatot és addig kezel, amíg az adatkezelés céljának eléréséhez szükséges.
Az adatkezelés fajtái, kezelt adatok köre, adatkezelés időtartma
Adatkezelési cél | Személyes adat típusa | Jogalap |
Weboldalon (www.onkentes.hu , www.idosekbaratai.hu , www.oka.hu , www.adomazidom.hu) keresztül elérhető hírlevél szolgáltatás igénybevétele (Fenti weboldalak bárki által meglátogathatóak a személyes adat megadása nélkül. Ezen látogatókra vonatkozóan az Alapítvány nem gyűjt vagy kezel személyes adatokat. Tájékoztató cookie-k használatáról lsd lentebb)
| név, e-mail cím Adatkezelés időtartama: folyamatos, ameddig a regisztrált személy nem kéri adatai törlését.
A hozzájárulás visszavonása az onkenteskozpont@onkentes.hu címre történő e-mail küldésével történhet.
| önkéntes hozzájárulás |
Képzési résztvevők adatainak nyilvántartása: 2013. évi LXXVII. törvény a felnőttképzésről hatálya alatt végzett képzések esetén
| 2013. évi LXXVII. törvény 21. § * (1 a) * a képzésben részt vevő személy aa) természetes személyazonosító adatait és – az oktatási azonosító szám kiadásával összefüggésben – oktatási azonosító számát, ab) elektronikus levelezési címét és ac) legmagasabb iskolai végzettségére vonatkozó adatát. b) a képzéssel összefüggő adatokat, amelyek a képzésben részt vevő személy ba) * legmagasabb iskolai végzettségével, szakképesítésével, szakképzettségével és idegennyelv-ismeretével, bb) a képzésbe történő belépésével és a képzés elvégzésével, illetve a képzés elvégzése hiányában a képzésből történő kilépésével,
bc) a képzés során történő értékelésével és minősítésével, bd) a képzéssel összefüggő fizetési kötelezettségeivel és az igénybe vett képzési hitellel kapcsolatosak. Adatkezelés időtartama 8 év
| Jogi kötelezettségen alapuló |
Közérdekű önkéntesek adatainak nyilvántartása (2005. évi LXXXVIII. törvény a közérdekű önkéntes tevékenységről , Köt. előírása szerint) | név, születési hely, idő, anyja neve, lakcím (Köt. szerint nyilvántartott adatok)
Adatkezelés időtartama: Amennyiben az önkéntes nem kéri adatai törlését a jogviszony megszűnését követő 5 év. e-mail, telefonszám | Jogi kötelezettségen alapuló önkéntes hozzájárulás |
Idősek Barátai Program -idősek adatainak nyilvántartása | név, születési hely, idő, anyja neve, lakcím egészségügyi adatok Adatkezelés időtartama: Amennyiben az érintett nem kéri adatai törlését a programból való kilépést követő 5 év. e-mail, telefonszám
| önkéntes hozzájárulás |
Számviteli feladatok (számlák, igazolások, szerződések, pénzügyi bizonylatok szabályszerű kiállítása, nyilvántartások, bejelentések stb.) elvégzéséhez szükséges adatok nyilvántartása.
| Név, cím, telefonszám, e-mail , adószám, adóazonosító, bankszámlaszám Adatkezelés időtartama: 5 év | Jogi kötelezettségen alapuló |
Munkavállalók adatainak nyilvántartása a Munka Törvénykönyvvel 2012. évi I. törvény összhangban a 10. §. adat felhatalmazás alapján ,(b) munkaszerződés teljesítése végett, munkaügyi dokumentáció (munkaszerződések, jelenléti ívek, bérlapok és egyéb bérjellegű adatok nyilvántartása , a bejelentésekhez ill. a munkaviszony megszüntetésével kapcsolatos dokumentumok stb.)
| Munkaviszony során jogszabályi felhatalmazásból kezelt adatok: név · születési név · anyja leánykori neve · születési hely · születési idő · adóazonosító jel · TAJ-szám · állampolgárság · magyarországi bankszámlaszám · állandó lakcím · tartózkodási cím · postázási cím · aláírás · végzettséget igazoló okmány(ok) másolati példánya · személyes dokumentumok fénymásolata · email cím, nyilatkozat más munkavállalónál fennálló munkaviszonyról · fizetés és bérszámfejtési adatok,· munkahelyi pozíció / előrelépések · munkaszerződéssel kapcsolatos adatok és információk · korábbi munkahelyek adatai, a korábbi munkaviszony megszűnéssel kapcsolatos információk · tréning, képzések, gpk forgalmi engedélye, tanfolyamok · eltartottak vagy más kedvezményezettel kapcsolatos információ, a jogszabály által előírt mértékben a hozzátartozók személyes adatai (pótszabadság céljából) nyilatkozat tgyás, gyed, gyes, gyet, sajátjogú / öregségi / szolgálati / korengedményes / korkedvezményes / rokkantsági nyugdíj adatok. Adatkezelés időtartama: A hozzájárulásos adatkezelés során a kezelt adatok törlését az érintett magánszemély bármikor kezdeményezheti, a jogszabályi alapon kezelt adatok esetében a munkaviszony megszűnésétől számított 50 évig (ill. a halálozás + 5 időtartamig) meg kell őrizni az adatokat. Bérszámfejtési adatok tárolása: 5+1 év
| Jogi kötelezettségen alapuló Önkéntes hozzájárulás |
A megbízási, vállalkozói és partner szerződés teljesítése | Név, cím, telefonszám, e-mail , adószám, adóazonosító, bankszámlaszám A megbízási, vállalkozói és partner szerződés teljesítése érdekében kezelt adatokat a Társaság a szerződés megszűnésétől számítva a Ptk szerinti általános elévülési idő (5 év) lejártával törli.
| Jogi kötelezettségen alapuló szerződés teljesítése |
Kapcsolattartás, tájékoztatás | név, levelezési cím, e-mail cím, telefonszám Adatkezelés időtartama: folyamatos, ameddig a regisztrált személy nem kéri adatai törlését. | önkéntes hozzájárulás, szerződés teljesítése |
Szakmai, partneri kapcsolat fenntartása/kialakítása | név, levelezési cím, e-mail cím, telefonszám, munkahely/intézmény, beosztás Adatkezelés időtartama: folyamatos, ameddig a regisztrált személy nem kéri adatai törlését | önkéntes hozzájárulás, szerződés teljesítése |
Alapcél szerinti tevékenységek (pl. önkéntes programok, kiadvány, projekt, nem Fktv. hatálya alá eső képzések) megvalósítása | név, levelezési cím, e-mail cím, telefonszám, munkahely/intézmény, beosztás Adatkezelés időtartama: folyamatos, ameddig a regisztrált személy nem kéri adatai törlését
| önkéntes hozzájárulás |
Nem Köt. szerint fogadott alkalmi önkéntes segítők nyilvántartása , kapcsolattartás
| név, e-mail cím, telefonszám Adatkezelés időtartama: folyamatos, ameddig a regisztrált személy nem kéri adatai törlését | önkéntes hozzájárulás |
Állásra jelentkezők megismerése, kapcsolattartás | név, e-mail, telefon, levelezési cím, önéletrajzban megadott azonosító adatok Adatkezelés időtartama: 5 év
| önkéntes hozzájárulás |
Pályázati dokumentáció | az adott pályázat előírásainak megfelelően név, levelezési cím, e-mail cím, telefonszám
| önkéntes hozzájárulás (szerződéses jogalap) |
Adománygyűjtési felhívás kiküldése | név, levelezési cím, e-mail cím, telefonszám Adatkezelés időtartama: amennyiben az érintett személy nem kéri adatai törlését 5 év | önkéntes hozzájárulás |
EGYÉB ADATKEZELÉS
Tájékoztató cookie (süti) használatáról a weboldalainkon:
A cookie-k („sütik”) olyan rövid szöveges fájlok, amelyeket a megtekintett honlapokon helyeznek el a számítógép böngészőjében. A cookie-k lehetnek „állandó” vagy „ideiglenes” cookie-k. Az állandó cookie-t a böngésző egy meghatározott időpontig tárolja, feltéve, hogy azt a felhasználó korábban nem törli, az ideiglenes cookie-t azonban a böngésző nem tárolja, az a böngésző bezárásával automatikusan törlődik.
Néhány weboldalunkon annak érdekében, hogy a lehető leghatékonyabban működjenek, mi is cookie-kat használunk . A cookie-k által egy honlap felismeri a visszatérő felhasználókat, valamint lehetővé teszik számunkra, hogy adatokat gyűjtsünk felhasználóink viselkedéséről, például arról, hogy melyik országban csatlakozott weboldalunkhoz, milyen böngésző szoftvert és operációs rendszert használ, mi az IP-címe, milyen oldalakat tekintett meg honlapunkon, mely funkciókat használta. Személyes azonosításra alkalmas adatokat nem gyűjtünk, kivéve, ha azokat önként adja meg. Az adatokat honlapunk továbbfejlesztéséhez, látogatottságunk elemzéséhez, reklámstratégiánkhoz használjuk fel.
Amennyiben a süti (cookie) elhelyezéséhez a felhasználó, látogató nem járul hozzá, azt a saját böngészőjében elvégzett beállítások (tiltás, visszavonás) útján teheti meg. Ebben az esetben ez bizonyos szolgáltatások igénybevételét korlátozhatja vagy megakadályozhatja.
Egyéb adatkezelés:
E tájékoztatóban fel nem sorolt adatkezelésekről az Alapítvány az adat felvételek előtt ad részletes tájékoztatást.
V. ADATBIZTONSÁG
Az Alapítvány a személyes adatokat a legnagyobb körültekintéssel, szigorúan bizalmasan, csak a szükséges mértékben, megfelelő felhatalmazás (jogalap) mellett az azt adó személy esetleges rendelkezéseinek megfelelően kezeli.
A személyes adatok biztonságának védelméről és az adatkezeléssel kapcsolatos kockázatok minimalizálásáról informatikai, szervezési és szervezeti intézkedésekkel gondoskodik. Ezeket az intézkedéseket és szabályokat rendszeresen felülvizsgálja, és szükség esetén módosítja. Így biztosítja, hogy a kezelt adat:
- a jogosulatlan hozzáférés ellen védett legyen (adat bizalmassága)
- az arra feljogosítottak számára hozzáférhető legyen (rendelkezésre állás)
- hitelessége és hitelesítése biztosított legyen (adatkezelés hitelessége)
- változatlansága igazolható legyen (adatintegritás).
Informatikai nyilvántartások védelme
Az Adatkezelő az informatikai védelemmel kapcsolatos feladatai körében gondoskodik különösen:
- a jogosulatlan hozzáférés elleni védelmet biztosító intézkedésekről, ezen belül a szoftver és hardver eszközök védelméről, illetve a fizikai védelemről (hozzáférés védelem, hálózati védelem);
- az adatállományok helyreállításának lehetőségét biztosító intézkedésekről, ezen belül a rendszeres biztonsági mentésről és a másolatok elkülönített, biztonságos kezeléséről (tükrözés, biztonsági mentés);
- az adatállományok vírusok elleni védelméről (vírusvédelem);
- az adatállományok, illetve az azokat hordozó eszközök fizikai védelméről,
Papíralapú nyilvántartások védelme
Az Adatkezelő a papíralapú nyilvántartások védelme érdekében megteszi a szükséges intézkedéseket különösen a fizikai biztonság, illetve tűzvédelem tekintetében.
A munkavállalók és egyéb, az Adatkezelő érdekében eljáró személyek az általuk használt, vagy birtokukban lévő, személyes adatokat is tartalmazó adathordozókat, függetlenül az adatok rögzítésének módjától, kötelesek biztonságosan őrizni, és védeni a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés ellen.
VI. ADATFELDOLGOZÓ
Az Alapítvány a tevékenysége során felmerülő feladatok elvégzése céljából (könyvelés, munkaügy, weboldal üzemeltetés stb.) adatfeldolgozót vehet igénybe.
Adatfeldolgozók kategóriánként:
Név: Civilsegéd Közhasznú Alapítvány
Székhely: 7100 Szekszárd, Széchenyi u. 32.
Kategória: könyvelési, pénzügyi-számviteli, munkaügyi feladatok ellátása
Név: SzerverNet International Kft
Székhely: 1132 Budapest, Victor Hugo u. 18-22.
Kategória: webtárhely üzemeltető (www.onkentes.hu, www.oka.hu, www.onkentescentrumok.hu)
Név: C3 Kulturális és Kommunikációs Központ Nonprofit Kft.
Székhely: 1022 Budapest, Szpáhi u.20.
Kategória: webtárhely üzemeltető (www.adomazidom.hu)
Név: DotRoll Kft.
Székhely: 1148 Budapest, Fogarasi út 3-5.
Kategória: webtárhely üzemeltető (www.idosekbaratai.hu)
VII. ÉRINTETTEK JOGAI
Az érintettek jogaikat az Alapítvány postacímére küldött levélen vagy az onkenteskozpont@onkentes.hu e-mail címére küldött üzeneten keresztül gyakorolhatják.
TÁJÉKOZTATÁS | Mindenki jogosult tájékoztatást kérni az Alapítvány által kezelt adatairól, különösen azok forrásáról, az adatkezelés céljáról, jogalapjáról, időtartamáról, az adatfeldolgozó nevéről, címéről és az adatkezeléssel összefüggő tevékenységéről, az esetlegesen bekövetkezett adatvédelmi incidens körülményeiről, hatásairól és az elhárítására megtett intézkedésekről, továbbá adattovábbítás esetén annak jogalapjáról és címzettjéről. Tájékoztatás kérhető az Adatkezelő megadott elérhetőségein. A tájékoztatást a lehető legrövidebb idő alatt, legfeljebb 60 napon belül adja meg. A tájékoztatás megadását kizárólag a törvény által kötelezően előírt esetekben tagadja meg. |
HOZZÁFÉRÉS | Az érintettnek joga van személyes adatait bármikor megtekinteni, amennyiben igényét előre jelzi az Adatkezelő megadott elérhetőségeinek egyikén. |
HELYESBÍTÉS | Ha a személyes adat a valóságnak nem felel meg, kérhető annak helyesbítése az Adatkezelő elérhetőségein. Amennyiben a valóságnak megfelelő személyes adat a rendelkezésre áll, a személyes adatot az Alapítvány indokolatlan késedelem nélkül helyesbíti. |
TILTAKOZÁS | Az érintett kifogásolhatja személyes adatainak kezelését, és az adatkezelés megszüntetését, illetve a kezelt adatok törlését kérheti az Alapítványhoz benyújtott írásbeli kérelemmel vagy az onkenteskozpont@onkentes.hu címre küldött e-maillel. |
TÖRLÉS | A személyes adatokat törölni kell, amennyiben § azok kezelése jogellenes; § az érintett személy a személyes adatainak törlését kéri, kivéve a kötelező adatkezelés eseteit; § azok hiányosak vagy tévesek, és ez az állapot jogszerűen nem orvosolható, feltéve, hogy a törlést törvény nem zárja ki; § az adatkezelés célja megszűnt, vagy az adatok tárolásának határideje lejárt, kivéve, ha annak adathordozóját levéltári őrizetbe kell adni; § a törlést bíróság vagy más hatóság elrendelte. Az érintett személy a törlést az Alapítványhoz benyújtott írásbeli kérelemmel vagy az onkenteskozpont@onkentes.hu címre küldött e-mail-lel kezdeményezheti. Ekkor az adat indokolatlan késedelem nélkül végleg törlésre kerül. |
KORLÁTOZÁS A fenti rendelkezési jog azonban nem terjed ki közérdekű, vagy közhatalmú jog gyakorlása céljából végzett adatkezelésre, illetve ha bizonyítható, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az Érintett érdekeivel, jogaival szemben. ezen dönts ellen azonban az Érintett fordulhat. Továbbá, jogszabály, jogos érdek erejénél fogva kezelt személyes adatok törlését nem kezdeményezhető.
AZ ADATKEZELŐ ELÉRHETŐSÉGEI
A szervezet neve: Önkéntes Központ Alapítvány
Székhely: 1137 Budapest, Katona József u. 39.
Telephely, levelezési cím: 1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 24.
Adatvédelmi kapcsolattartó: Farkas Emese
E-mail cím: onkenteskozpont@onkentes.hu
Adószám: 18108251-1-41
Nyilvántartási szám: 01-01-0008675
Honlap: www.onkentes.hu
Adatvédelmi tisztviselő kijelölésére Alapítványunknál nem volt szükség.
JOGORVOSLATI LEHETŐSÉGEK
Jogorvoslati lehetőséggel, panasszal a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál lehet élni.
Székhely: 1025 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/c.
Postacím: 1530 Budapest, Pf.: 5.
Telefon: +36 (1) 391-1400
Telefax: +36 (1) 391-1410
E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu
Honlap: www.naih.hu
Az Alapítvány fenntartja a jogot a fenti Tájékoztató módosítására az arról szóló egyidejű honlapunkon történt tájékoztatás mellett. Jelen Tájékoztató honlapunkon és nyomtatott formában a Társaság székhelyén is elérhető.
Frissítve: 2023. január 2.
